关于做好2025届毕业生合影照片归档工作的通知

各院系：

毕业生合影照片不仅是学校声像档案的重要组成部分，也是学校珍贵的历史档案资料，具有重要的纪念意义和校史价值。按照教育部国家档案局第27号令规定，毕业合影照片应整理归档并妥善保管。为及时、完整做好2025届毕业生合影照片的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

2025届本、专科毕业生，班级合影照片及电子版。

二、归档要求

（一）纸质版照片规格

纸质版毕业班级合影照片规格为A4国际标准（210毫米×297毫米）不过塑，照片要保证画面质量，每张面孔清晰可辨。

照片正上方若有“信阳学院XX学院XX届XX专业XX班”及摄制时间，字体一般为宋体小二号字（例：信阳学院理工学院2025届机械电子工程专业本科一班毕业生合影2025.05）。

（二）纸质版照片文字说明

纸质版照片文字说明应涵盖拍摄时间、学院、届、专业班级名称、以及详细标注每位老师和学生在照片中的具体位置。同时，需注明未参加拍照的毕业生的姓名，以及参与拍照的主要领导和教师姓名。文字说明统一采用宋体小四号字，具体格式可参考附件1。

文字说明粘贴在纸质照片背后，组合成一个完整的档案件，不过塑。

（三）电子照片及文字说明

电子照片需以JPG格式进行移交，保持原始像素和尺寸大小，不得压缩处理。每件电子版照片均应按照“XX届XX学院XX专业XX班毕业照片”的格式规范命名，电子照片文字说明统一采用Word文档格式，命名为“XX届XX学院XX专业 XX班毕业照片文字说明”。

三、移交程序

（一）毕业生合影照片以学院为单位集中移交档案馆。

（二）填写《信阳学院毕业生照片移交目录》一式二份，由移交单位盖章，部门负责人、兼职档案员签字(见附件2)。

（三）归档照片按照移交目录的顺序，统一装在合适信袋内，信袋外面书写“XX学院毕业生照片XX张”。

（四）学院移交的全部电子版照片、照片文字说明以“XX学院XX届毕业生照片”命名并移交。

四、归档时间

请各院（系）兼职档案人员按归档要求进行收集、按附表内容填写移交目录表（包括电子版），于6月20日前将照片原件及电子版移交至档案馆。

注：移交毕业生照片档案时，同时移交本部门2024年度工作计划和工作总结。

联系人：韩老师     联系电话：3012208

办公地址：档案馆办公室（综合楼803）

附件：1.毕业生合影照片文字说明

2.毕业生合影照片移交目录

信阳学院档案馆

2025年3月13日